Pengadaan sarana dan prasarana

 A.    Konsep Manajemen Sarana dan Prasarana

Menurut Tim Pakar Pendidikan UM (2003:86) manajemen sarana dan prasarana pendidikan didefinisikan “Sebagai proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien”. Begitu pentingnya sarana dan prasarana dalam lembaga pendidikan dalam menunjang keberhasilan organisasi pendidikan, menjadikan sarana dan prasarana menjadi satu bagian dari manajemen yang ada dilembaga pendidikan. Bisa saja diklaim bahwa sarana dan prasarana pendidikan merupakan salah satu sumber daya yang penting dan utama dalam menunjang proses pembelajaran di sekolah. Untuk itu, perlu dilakukan peningkatan dalam pendayagunaan dan pengelolaannya agar tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

Proses manajemen sarana dan prasarana meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengadaan, pengurusan, pergudangan, pemeliharaan, pengawasan, dan penghapusan. Semua proses tersebut harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang tepat dan benar. 

B.     Pengadaan Sarana dan Prasarana

Beberapa ahli telah mengemukakan pendapatnya tentang definisi pengadaan yang telah penulis kumpulkan sebagai berikut:

1. Menurut Minarti (2011:258) “Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
2. Menurut Sahertian (1985:176) pengertian pengadaan adalah “Semua kegiatan penyediaan perlengkapan untuk menunjang pelaksanaan tugas sekolah”.

3. Menurut Gunawan (dalam Minarti, 2011) “Pengadaan sebagai segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas”.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan adalah kegiatan penyediaan semua jenis sarana dan prasarana untuk menunjang kegiatan pendidikan yang berlangsung di sekolah dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

            Pengadaan sarana prasarana harus disesuaikan dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga, maupun sumber yang dapat dipertanggungjawabkan hal ini sesuai yang dijelaskan Minarti (2011:259). Berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ada tiga hal yang perlu dipahami.  Tim Pakar Manajemen Pendidikan (2003: 88) menyebutkan:

Pertama, bahwa pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus melalui perencanaan yang hati-hati. Kedua, bahwa banyak cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah. Ketiga, bahwa pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus diadministrasikan dengan tertib sehingga semua pengeluaran uang yang berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah itu dapat dipertanggungjawabkan baik kepada pemerintah, yayasan pembina, maupun masyarakat.

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengadaan berkaitan dengan tiga hal yang penting yaitu perencanaan, cara pengadaan dan administrasi untuk pertanggungjawabannya.

            Kegiatan yang dilaksanakan dalam pengadaan serta pemeliharaannya merupakan tanggung jawab kepala sekolah. Sehingga perlu mengetahui prinsip-prinsip pengadaan sekaligus pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah tersebut, seperti yang dijelaskan Soetopo dan Sumanto (1982:208) terdapat enam prinsip antara lain:

1.      Bahwa semua orang yang ikut menggunakan secara teratur mengenai peralatan tersebut haruslah dilibatkan dalam proses pemilihan.

2.      Peralatan sekolah hendaknya serasi dengan interest kebutuhan dan kematangan anak. Peralatan tersebut haruslah mudah dipindahkan sehingga mudah diatur.

3.      Ukuran peralatan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan murid, maka di sini dalam rangka pengadaan peralatan sekolah dibuat yang berbeda-beda setiap kelas sehingga dapat disesuaikan dengan peradaban besar kecilnya anak.

4.      Lebih baik yang bervariasi maksudnya peralatan ini bentuk dan ukurannya berbeda sehingga lebih menarik dan mudah disesuaikan dengan kepentingan kelas tersebut.

5.      Semua kelas hendaklah tidak diberi peralatan yang sama persis. Maka semakin berbeda tingkatnya sehingga berbeda pula tentang peralatannya misal TK lain dengan tingkat yang lebih tinggi.

6.      Kemudian dengan peralatan yang akan dibeli haruslah diperhatikan.

Meskipun yang bertanggung jawab adalah kepala sekolah, akan tetapi staf, guru dan siswa juga ikut menggunakannya sehingga alangkah baiknya jika menjadi tanggung jawab bersama.

C.    Proses Pengadaan Sarana dan Prasarana

1. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan barang harus direncanakan dengan hati-hati agar pengadaannya sesuai dengan apa yang diharapkan serta memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana di sekolah. Perencanaan sarana prasarana sendiri memiliki pengertian “Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu” (Tim Pakar Manajemen Pendidikan, 2003: 88). Kegiatan perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merk, maupun harganya.

Menurut Soekarno (dalam Bafadal, 2003:88) mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah sebagai berikut:

a.       Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

b.      Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah dengan untuk periode tertentu, misalnya untuk satu triwulan atau satu tahun ajaran.

c.       Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.

d.      Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan itu, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera didaftar.

e.       Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia. Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala priorotas.

f.       Penetapan rencana pengadaan akhir.

Beberapa ahli lain mengemukakan tahapan kegiatan dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana. Minarti (2011:259-260) menjelaskan, untuk mengadakan perencanaan kebutuhan alat pelajaran, dapat melalui tahap-tahap sebagai berikut:

a.       Mengadakan analisis terhadap materi pelajaran mana yang membutuhkan alat atau media penyampaiannya. Dari analisis materi ini dapat didaftar alat-alat atau media apa yang dibutuhkan.

b.      Apabila kebutuhan yang diajukan ternyata melampaui kemampuan daya beli atau daya pembuatan, harus diadakan seleksi menurut skala prioritas terhadap alat-alat yang mendesak pengadaannya. Kebutuhan yang lain dapat dipenuhi pada kesempatan yang lain.

c.       Mengadakan inventarisasi terhadap alat atau media yang telah ada. Alat yang sudahh ada perlu dilihat kembali, lalu mengadakan re-inventarisasi. Alat yang perlu diperbaiki atau diubah disendirikan untuk diserahkan kepada orang yang dapat memperbaiki.

d.      Mengadakan seleksi terhadap alat pelajaran atau media yang masih dapat dimanfaatkan, baik dengan reparasi atau modifikasi maupun tidak.

e.       Mencari dana (bila belum ada). Kegiatan dalam tahap ini adalah mengadakan perencanaan tentang bagaimana cara memperoleh dana, baik dana rutin maupun non rutin.

f.       Menunjuk seseorang (bagian perbekalan) untuk melaksanakan pengadaan alat. Penunjukan ini sebaiknya mengingat beberapa hal, yaitu keahlian, kelincahan berkomunikasi, kejujuran, dan sebagainya-dan tidak hanya seseorang.

 Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah itu tidak mudah karena harus dilaksanakan secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi yang realistik dengan kondisi sekolah. Oleh karena itu, dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah perlu melibatkan semua pihak yang memahami program pendidikan (organisasi kurikulum metode dan media pengajaran), perlengkapan yang sudah dimiliki (jenis, jumlah dan kualitas), sumber dana yang tersedia, dan harga pasar.

2. Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Seringkali sekolah mendapatkan bantuan sarana dan prasarana pendidikan dari pemerintah. Namun, jumlah bantuan tersebut biasanya terbatas dan tidak selalu ada, sehingga pengelola sarana dan prasarana pendidikan dituntut juga untuk mengusahakannya dengan cara lain.

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang bisa dijadikan pilihan dalam pengadaan sarana dan prasarana. Menurut Minarti (2011:261-263) beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Pembelian

Pembelian merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan sekolah membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau penyalur untuk dapat mendapat sejumlah sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Pembelian dilakukan apabila anggarannya tersedia. Pengadaan sarana dan prasarana dengan cara pembelian ini merupakan salah satu cara yang dominan dilakukan sekolah dewasa ini.

b.      Pembuatan sendiri

Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau pegawai. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang lain. Pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana pendidikan yang sifatnya sederhana dan murah, misalnya alat-alat peraga yang dibuat oleh guru peserta didik.

c.       Penerimaan hibah atau bantuan

Penerimaan hibah atau bantuan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain. Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.

d.      Penyewaan

Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.

e.       Pinjaman

Pinjaman merupakan penggunaaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan sekolah berdasarkan perjanjiam pinjam-meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus mempertimbangkan citra baik sekolah yang bersangkutan.

f.       Pendaur-ulangan

Pendaur-ulangan adalah pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan sekolah.

g.      Penukaran

Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan menukarkan sarana dan prasara yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan sarana dan prasarana jenis ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak dan sarana prasarana yang dipertukarkan harus merupakan sarana prasaraba yang sifatnya berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.

h.      Perbaikan atau Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit sarana dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrument yang baik di antara instrumen sarana dan prasarana yang rusak sehingga instrument-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan atau difungsikan.

Berikut adalah jenis-jenis pengadaan jika dilihat dari jenis barang yang dikemukakan oleh Sahertian (1985:176)

a.    Pengadaan Buku-buku Pelajaran

Yang dimaksudkan dengan buku-buku pelajaran adalah buku-buku yan diperlukan di sekolah. Buku-buku ini meliputi:  buku pelajaran , buku bacaan, buku bacaan pelajaran, buku perpustakaan, kamus, ensiklopedi, dan majalah pendidikan.

b.    Pengadaan Alat Kantor

Alat kantor adalah alat-alat yang biasanya digunakan dalam suatu kegiatan kantor yang antara lain meliputi: mesin tik, mesin hitung, mesin stansil, kertas, alat pembersih, dan lain-lainnya. Sedang yang dimaksudkan dengan alat pendidikan adalah alat-alat yang secara fungsional digunakan dalam proses belajar mengajar. Alat-alat ini meliputi: alat peraga, alat praktek, alat laboratorium, alat kesenian, alat olah raga dan lain-lain.

c.    Pengadaan Perabot

Perabot adalah barang-barang rumah tangga yang fungsinya sebagai tempat penyimpanan atau pengamanan dari alat-alat atau bahan-bahan yang antara lain meliputi: meja tulis, kursi, almari, rak, filing kabinet, brankas dan lain-lain.

d.   Pengadaan Bangunan

Pengadaan bangunan dapat dilakukan dengan cara membangun bangunan baru, membeli bangunan, menyewa bangunan, menerima hibah bangunan, atau menukar bangunan.

e.    Pengadaan Tanah

Tanah yang dimiliki sekolah pada awalnya dapat diperoleh dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, serta melakukan pemekaran tanah.

Semua tahap pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah tersebut harus dibingkai oleh rasa tanggung jawab sekolah. Begitu pula dalam metode atau cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah tidak lepas dari pertanggungjawaban pihak sekolah. Oleh karena itu, setiap usaha untuk mengadakan barang, termasuk prasarana, tidak dapat dilakukan sendiri oleh kepala sekolah atau bendahara. Usaha pengadaan yang dilakukan bersama akan memungkinkan pelaksanaannya lebih baik dan dapat dipertanggungjawabkan.